各归档单位：

为切实开展我院2025年归档工作，明确职责，确保各类档案归档工作按时保质地完成，现将有关事项通知如下：

一、归档内容

各单位按照《常州大学怀德学院综合档案归档范围和保管期限表（2024年版）》（见附件1）的相关要求，对2024年度形成的各种载体材料进行收集、整理、归档，确保归档材料的系统、完整。

二、归档时间

1.按年度归档的档案在2025年10月20日前完成归档。

2.科研、基建、设备、专题、重大活动等项目档案，在项目完成鉴定验收后2个月内完成归档。

3.财务档案由财务部门整理，在财务机构保管2年后移交档案室统一保管。

4.珍贵档案，随时归档。

三、有关要求

1.归档制度

（1）严格实施实体档案和电子档案双套归档制度。各归档单位要切实做好归档材料对应的电子文件的收集工作，确保双套归档制度落实到位。

（2）对有保存价值的录像、录音、照片、证书、奖牌、奖杯、印章等特殊载体档案也要一并纳入收集、整理和归档范围。

2.归档流程

（1）收集：按照《常州大学怀德学院综合档案归档范围和保管期限表（2024年版）》的要求，部门档案员对2024年各种载体形式的材料及对应的电子文件进行收集，材料要求齐全完整。

（2）整理：对收集的材料进行修整、编码、分类、排序。移交目录需按照标准格式填写，材料中罗列出来的类目无法提供材料移交的，需填写未移交情况说明表。

（3）初审：将收集的材料录入Excel移交目录，提交档案室进行内容初审。

（4）整改：档案室对需移交的材料进行复查，对不符合要求的材料，归档部门进行整改。

（5）移交：经过档案室复查、调整，确认合格后，移交实体档案。

四、归档联系方式

1.档案室业务指导联系电话：0523-85120088（刘雅霖）

2.归档工作交流QQ群：450740060

3.档案移交地址：怀德楼10楼1014室

附件：

附件1：常州大学怀德学院综合档案归档范围和保管期限表（2024年版）.xlsx

附件2：常州大学怀德学院部门档案分管领导及档案员名单（2024 年）.xlsx

附件3：常州大学怀德学院归档文件移交目录.xls

常州大学怀德学院

2025年9月24日